Dzięki nowej funkcji grupowania w systemie informacyjnym EUDR powstaje dodatkowy typ referencji dla łańcucha dostaw. Przedsiębiorstwa mogą łączyć kilka wcześniej złożonych oświadczeń o należytej staranności lub oświadczeń uproszczonych w jednym nowym oświadczeniu. Od tej pory dla udostępniania na rynku i wywozu decydujące znaczenie ma nie zbiór pojedynczych referencji, lecz referencja oświadczenia grupowego. Dla systemów ERP, gospodarki magazynowej i identyfikowalności nie jest to kosmetyczna zmiana: muszą one trwale i w sposób możliwy do prześledzenia zachować powiązanie między towarem, pojedynczą referencją a aktualną referencją zbiorczą.
Nowa podstawa: artykuł 8a już obowiązuje
Rozporządzenie wykonawcze (UE) 2026/1565 przyjęto 13 lipca 2026 r., opublikowano w Dzienniku Urzędowym 14 lipca i weszło w życie trzeciego dnia po publikacji. Zmienia ono zasady techniczne dotyczące systemu informacyjnego EUDR i wprowadza między innymi nowy artykuł 8a dotyczący grupowania. Komisja Europejska wyraźnie uzasadnia tę funkcję ograniczeniami rozmiaru plików oświadczeń oraz celem, jakim jest zapobieganie zakłóceniom w procedurach celnych.
Grupowanie jest ściśle zdefiniowane. Użytkownik składa nowe oświadczenie o należytej staranności lub oświadczenie uproszczone i wskazuje w nim wcześniej złożone oświadczenia tego samego użytkownika lub tego samego podmiotu gospodarczego. Następnie system oznacza pojedyncze zgłoszenia jako zgrupowane i zastąpione przez nowe oświadczenie. Oświadczenie grupowe reprezentuje te pojedyncze zgłoszenia na potrzeby zgodności z EUDR i obejmuje odpowiednie produkty w nich zawarte.
Nie oznacza to, że wcześniejsze referencje tracą znaczenie. Przeciwnie: pozostają one łańcuchem pochodzenia referencji zbiorczej. Zmienia się jedynie referencja przekazywana na zewnątrz. Artykuł 8a ust. 3 wymaga, aby przy przekazywaniu informacji w łańcuchu dostaw i do celów celnych używać numeru referencyjnego lub identyfikatora oświadczenia grupowego zamiast zastąpionych pojedynczych referencji.
Trzy poziomy zamiast jednego numeru przy produkcie
Solidny model danych rozdziela trzy poziomy. Na pierwszym znajduje się wewnętrzna tożsamość towaru: artykuł, partia, seria, dostawa lub operacja wywozu. Musi ona pozostać stabilna niezależnie od systemu UE. Na drugim poziomie znajdują się pierwotne oświadczenia EUDR z numerem referencyjnym, statusem, objętymi ilościami i przypisanymi pozycjami towarowymi. Na trzecim poziomie znajduje się grupowanie, które łączy wiele pojedynczych referencji i staje się aktualną referencją dotyczącą zgodności przekazywaną dalej.
Taki podział zapobiega częstemu błędowi modelowania: używaniu referencji EUDR bezpośrednio jako klucza głównego partii. Pojedyncza referencja może później zostać zgrupowana, a tym samym zastąpiona w komunikacji. Z kolei oświadczenie grupowe może obejmować produkty z wielu pojedynczych zgłoszeń. Relacja nie jest więc niezawodnie relacją jeden do jednego.
W praktyce każda pozycja towarowa powinna zachować niezmienny wewnętrzny identyfikator. Oprócz niego system powinien przechowywać informację, które pierwotne oświadczenie obejmuje daną pozycję oraz która referencja jest obecnie obowiązująca na zewnątrz. Relacja grupowania wymaga ponadto zapisania czasu, odpowiedzialnego użytkownika i statusu. Dzięki temu przedsiębiorstwo może później wyjaśnić, dlaczego na fakturze, zgłoszeniu celnym lub informacji dla odbiorcy znajduje się inna referencja EUDR niż przy pierwotnym przyjęciu towaru.
Jak referencja przechodzi przez proces
Przy przyjęciu pojedyncza referencja pozostaje zachowana
Podczas importu lub zakupu numer referencyjny albo identyfikator oświadczenia otrzymany od dostawcy przypisuje się do danego towaru. Skonsolidowana wersja EUDR zobowiązuje uczestników rynku do przekazywania podmiotom działającym na dalszych etapach łańcucha dostaw numerów referencyjnych lub identyfikatorów oświadczeń. Podmioty działające na dalszych etapach i handlowcy muszą również gromadzić dane dostawców i klientów oraz przechowywać je przez co najmniej pięć lat.
Przypisanie powinno odbywać się na najdokładniejszym poziomie, który można wiarygodnie utrzymać operacyjnie. Może to być partia, pozycja dostawy lub wyodrębniony zapas ilościowy. Kluczowe jest, aby później jednoznacznie ustalić, jaka ilość była objęta którym oświadczeniem. Samo przechowywanie referencji przy kartotece dostawcy lub całym artykule nie wystarczy, jeśli w magazynie równolegle znajdują się towary z wielu źródeł i objęte wieloma oświadczeniami.
Przy grupowaniu powstaje nowe powiązanie
Podczas grupowania pojedyncze referencje nie są usuwane ani nadpisywane. System dodaje relację od każdego pierwotnego oświadczenia do nowego oświadczenia grupowego. Jednocześnie ustawia referencję zbiorczą jako aktualną referencję przeznaczoną do przekazywania. Historyczne pojedyncze referencje pozostają dostępne na potrzeby audytu, analizy błędów i wewnętrznego uzgadniania ilości.
Rozporządzenie wymaga, aby system UE oznaczał pojedyncze zgłoszenia jako zgrupowane i zastąpione. Przedsiębiorstwa powinny odzwierciedlać ten status również wewnętrznie. W przeciwnym razie interfejs może nadal przekazywać starą pojedynczą referencję, mimo że dla danych produktów właściwa jest już referencja zbiorcza. Zmiana statusu jest zatem zdarzeniem dotyczącym danych podstawowych, a nie dowolną adnotacją tekstową.
Przy wydaniu ustalana jest aktualna referencja
Gdy towar zostaje sprzedany, wywieziony lub objęty procedurą celną, aplikacja ustala na podstawie pozycji towarowej aktualną referencję komunikacyjną. Jeśli nie ma grupowania, pozostaje nią pojedyncza referencja. Jeśli oświadczenie zostało zgrupowane, przekazywana jest referencja zbiorcza. Pierwotny łańcuch pozostaje dostępny wewnętrznie.
W przypadku zautomatyzowanych procesów przydatny jest model zdarzeniowy: pomyślne grupowanie aktualizuje wszystkie objęte nim przypisania i uruchamia synchronizację z systemem ERP, oprogramowaniem celnym lub portalem partnera handlowego. Wzorzec techniczny przypomina aktualizację danych produktów na podstawie zdarzeń, choć oświadczenie EUDR i cyfrowy paszport produktu są prawnie różnymi artefaktami.
Nie należy mylić numeru referencyjnego z numerem kontrolnym
Rozporządzenie wykonawcze wyraźnie rozróżnia numer referencyjny i numer kontrolny. Numer referencyjny identyfikuje oświadczenie o należytej staranności. Numer kontrolny jest numerem zabezpieczającym, który ma zapewnić dodatkową ochronę zawartych danych. Po zakończeniu profilu ryzyka system informacyjny udostępnia oba numery; dostęp do powiązanych oświadczeń może wymagać odpowiedniego numeru referencyjnego i numeru kontrolnego.
Dlatego w interfejsach i bazach danych wartości te powinny znajdować się w odrębnych polach i podlegać różnym uprawnieniom dostępu. Numer referencyjny ma znaczenie dla przewidzianej prawem komunikacji wzdłuż łańcucha dostaw. Numer kontrolny nie jest treścią etykiety i nie powinien być bez kontroli umieszczany na fakturach, w kodach QR ani w publicznie dostępnych danych produktu. Również status ryzyka nie należy do komunikacji z klientem: zgodnie z nowymi zasadami jest on widoczny wyłącznie dla uczestników systemu informacyjnego, czyli organów i Komisji.
Integracja API: przygotuj się na statusy i wersje
Nowe rozporządzenie zobowiązuje Komisję do udostępnienia usług internetowych służących do składania, zarządzania i grupowania oświadczeń. Oficjalna strona systemu informacyjnego EUDR wskazuje jednocześnie, że specyfikacje API są aktualizowane, a integratorzy powinni regularnie sprawdzać obszar CIRCABC pod kątem nowych wersji. Komunikat Komisji z 13 lipca 2026 r. zapowiada udostępnienie dodatkowych funkcji dopiero w dalszej części lata.
Dlatego integracja powinna odrębnie traktować stan prawny i dostępność techniczną. Artykuł 8a obowiązuje, jednak klient produkcyjny może włączyć funkcję grupowania dopiero wtedy, gdy jest ona faktycznie udokumentowana i przetestowana w używanym dostępie. Warto stosować wersjonowane przypisania, idempotentne przesyłanie danych i uzgadnianie zwróconego statusu. Sam pomyślny wywołanie HTTP nie dowodzi jeszcze, że wszystkie pojedyncze referencje zostały prawidłowo zastąpione i że nowa referencja dotarła do systemów działających na dalszych etapach.
W modelu należy uwzględnić również ścieżkę awaryjną. Do 30 grudnia 2026 r. Komisja musi publicznie wyjaśnić, jakie działania awaryjne obowiązują w razie nieplanowanej niedostępności trwającej dłużej niż 60 minut. Przewidziano między innymi awaryjne numery referencyjne i awaryjne identyfikatory oświadczeń. Wartości tych nie wolno traktować jak zwykłych referencji; wymagają własnego statusu i późniejszego uzgodnienia z systemem informacyjnym.
Co powinno być gotowe przed rozpoczęciem stosowania przepisów
Komisja wskazuje 30 grudnia 2026 r. jako datę rozpoczęcia stosowania przepisów wobec dużych i średnich przedsiębiorstw oraz małych i mikroprzedsiębiorstw, które wcześniej podlegały unijnemu rozporządzeniu w sprawie drewna. W przypadku pozostałych małych i mikroprzedsiębiorstw będzie to 30 czerwca 2027 r. Do tego czasu należy przetestować nie tylko samo składanie oświadczenia. Kluczowy jest cały cykl życia: zarejestrowanie pojedynczej referencji, jednoznaczne przypisanie towaru, przejęcie grupowania, przekazanie aktualnej referencji oraz zapewnienie możliwości prześledzenia historii przez pięć lat.
Dobry test akceptacyjny powinien więc rozpocząć się od kilku przyjęć towaru i kilku pojedynczych referencji, następnie zgrupować je i sprawdzić, czy sprzedaż, eksport oraz audyt otrzymują właściwy obraz danych. Dokumenty operacyjne muszą wykorzystywać nową referencję zbiorczą. Kontrola wewnętrzna powinna nadal pokazywać, jakie pojedyncze referencje i ilości się za nią kryją. Właśnie ten podwójny widok sprawia, że nowa funkcja staje się możliwa do opanowania: zwięzła referencja na zewnątrz i pełny łańcuch pochodzenia wewnątrz.
Źródła
Rozporządzenie wykonawcze (UE) 2026/1565, Dziennik Urzędowy z 14 lipca 2026 r.
Skonsolidowane rozporządzenie (UE) 2023/1115, wersja z 26 grudnia 2025 r.
Komisja Europejska: zaktualizowane narzędzia wdrażania EUDR, 13 lipca 2026 r.
Komisja Europejska: system informacyjny EUDR i informacje dotyczące API